1. No se asuste. Gran parte de la documentación es simplemente una buena práctica de investigación, por lo que probablemente ya esté haciendo gran parte de ella.2. 2. ¡Empiece pronto! Una planificación cuidadosa de la documentación al principio del proyecto le ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo. No deje la documentación para el final del proyecto. Recuerde incluir los procedimientos de documentación en su planificación de la gestión de datos.3. Piense en la información que se necesita para entender los datos. ¿Qué necesitarán otros investigadores y reutilizadores para entender sus datos? 4. Cree un archivo de documentación independiente para los datos que incluya la información básica sobre los mismos. También puedes crear archivos similares para cada conjunto de datos. Recuerda organizar tus archivos de manera que haya una conexión entre el archivo de documentación y los conjuntos de datos.5. Planifica dónde depositar los datos una vez finalizado el proyecto. Es probable que el depósito siga una norma de metadatos específica que puede adoptar.6. Documente de forma coherente durante todo el proyecto. La documentación de los datos ofrece información contextual sobre el conjunto o conjuntos de datos. Especifica las metas y objetivos del proyecto original y alberga material explicativo que incluye la fuente de datos, la metodología y el proceso de recogida de datos, la estructura del conjunto de datos y la información técnica. Una información rica y estructurada ayuda a identificar un conjunto de datos y a tomar decisiones sobre su contenido y utilidad.CONSEJO Utilice el inglés para la documentación. Aumenta las posibilidades de que tus datos sean comprendidos y reutilizados.
En resumen, los metadatos son información estructurada que permite clasificar y organizar un documento. Se incluyen como parte de un documento, pero no se ven a menos que se acceda a ellos intencionadamente. En algunos sistemas de gestión de documentos, también le ofrecen una vista previa detallada de lo que contiene un documento.
Puede que le parezca que su actual sistema de archivo de documentos es lo suficientemente adecuado. Sin embargo, por muy organizada que esté su empresa, los metadatos son una herramienta muy valiosa que puede utilizar. He aquí las razones:
En circunstancias normales, hay que dedicar tiempo a buscar una carpeta para colocar un documento recién creado. Esto crea un trabajo pesado que acabará desperdiciando un montón de horas de trabajo durante el día. Los metadatos eliminan este problema al dotar al documento de una identidad en cuanto se crea. Esto permite que su sistema de gestión de documentos coloque automáticamente el documento recién creado en el lugar correcto. Esto también facilitará el traslado de los documentos reclasificados a diferentes carpetas. Todo lo que tendría que hacer en este caso es actualizar los metadatos.
Nota: Este documento era anteriormente el Estándar de Metadatos de Conservación de Registros Electrónicos de la Universidad de Waterloo, pero ya no es un estándar de gestión de registros de la Universidad. Sin embargo, proporciona información básica sobre los metadatos de mantenimiento de registros que sigue siendo precisa, y por lo tanto se mantiene como una introducción a este tema.
Esta norma define los requisitos mínimos de los metadatos de conservación de documentos de archivo para los sistemas de información utilizados para gestionar los documentos de archivo universitarios. Los metadatos de conservación de documentos de archivo son información estructurada que se utiliza para buscar y recuperar, gestionar, preservar y eliminar documentos de archivo. Documentan el contexto empresarial y el uso de los documentos de archivo y, cuando se crean y gestionan adecuadamente, ayudan a garantizar que nuestros documentos de archivo servirán como evidencia auténtica y fiable de la actividad universitaria durante todo el tiempo que se necesiten.1
Los sistemas de conservación de documentos de archivo de la universidad incluyen todos los sistemas de información utilizados para capturar, crear, gestionar y proporcionar acceso a la información empresarial de la universidad a lo largo del tiempo. Esto incluye los sistemas empresariales o dedicados -como el sistema de información de estudiantes y el sistema de gestión de recursos humanos- y también las herramientas electrónicas de trabajo y colaboración menos estructuradas, como los sitios de SharePoint y los directorios compartidos en las oficinas, cuando estas herramientas se utilizan para compartir y gestionar documentos de archivo empresariales. Los sistemas de mantenimiento de registros de la universidad también incluyen cualquier sistema basado en la nube o alojado externamente que se utilice en las actividades de la universidad y que almacene y
Document Locator incluye “perfiles” de archivos y carpetas, que son agrupaciones de valores de metadatos, o “propiedades”. Tanto la configuración de los perfiles como la de las propiedades son totalmente configurables para adaptarse a cualquier requisito empresarial.
Los metadatos, o “hechos sobre los archivos”, son valiosos en la organización y clasificación de los archivos. Los metadatos añaden información descriptiva a los archivos, facilitando su categorización, almacenamiento, localización y recuperación. La indexación de los archivos con valores de metadatos también ayuda a la automatización del archivo y de los flujos de trabajo.