Si estás cansado de escribir el mismo correo electrónico una y otra vez, o incluso de copiar y pegar el contenido en los nuevos, necesitas seriamente aprender a crear plantillas de correo electrónico. Esta guía hablará específicamente de cómo puedes hacer esto en Gmail, con pasos simples y fáciles que no te quitarán mucho tiempo.
La creación de plantillas en Gmail es una tarea sencilla, que sólo lleva unos minutos. De hecho, el único paso que te hará invertir más tiempo en este proceso puede ser escribir la plantilla de correo electrónico, si es que no la tienes ya.
También puedes automatizar el envío de mensajes a partir de plantillas, configurando filtros de Gmail. Por ejemplo, puedes crear un filtro para los correos electrónicos que contengan determinados términos o palabras clave, archivando el campo “Tiene las palabras”. O incluso poner las direcciones de correo electrónico de las personas a las que tendrás que responder, en el campo “De”.
Sólo tienes que marcar la casilla “Enviar plantilla”, y elegir la plantilla que desees. Cada correo electrónico con los criterios que hayas seleccionado recibirá automáticamente una plantilla. Pero ten cuidado y utiliza esta función con prudencia eligiendo palabras clave muy específicas, por ejemplo. Así evitarás cualquier malentendido.
Puede crear plantillas de correo electrónico personalizadas para sus usuarios de marketing. El uso de plantillas puede ayudar a acelerar el proceso de creación de correos electrónicos y garantizar que se sigan las directrices de la marca. Las plantillas también pueden ayudar a su organización a mantener la coherencia en toda la organización de marketing.
Si ha añadido protecciones a la plantilla, el estado de la plantilla es Protegido. De lo contrario, el estado de la plantilla es Estándar. Después de guardar la plantilla, los usuarios de marketing pueden utilizarla en función de los permisos que haya asignado a la plantilla.
Después de guardar la plantilla, el correo electrónico original permanece abierto. Si necesita cambiar la plantilla, actualizar los permisos o añadir protecciones, debe cerrar el correo electrónico y abrir la plantilla mediante la opción Gestionar plantillas. Consulte Creación de una plantilla para obtener más información. Después de guardar la plantilla, los usuarios de marketing pueden utilizarla en función de los permisos que haya asignado a la plantilla.
Si una parte importante de su comunicación en línea son los correos electrónicos repetitivos, sería natural que se esforzara por optimizar esa parte de su trabajo. Responder con una plantilla puede ser una gran alternativa a componer los correos electrónicos desde cero de forma tediosa, tecla a tecla.
Las plantillas de correo electrónico en Outlook son como las plantillas de documentos en Word o las plantillas de hojas de cálculo en Excel. Si a menudo envías los mismos mensajes o mensajes muy similares a diferentes personas, puedes guardar uno de esos mensajes como plantilla haciendo clic en Archivo > Guardar como > Plantilla de Outlook (*.oft). Y entonces, en lugar de componer un correo electrónico desde cero, empiezas con una plantilla, la personalizas si es necesario y pulsas Enviar. El mensaje se envía, pero la plantilla permanece, lista para el siguiente uso.
La aplicación web Outlook.com también tiene plantillas de correo electrónico. En comparación con los archivos .oft de la versión de escritorio, éstas no requieren un montón de clics en el menú para abrirse. Sin embargo, las opciones aquí no son tan amplias: una plantilla puede contener pequeñas imágenes y un formato básico, pero no es posible preconfigurar campos de correo electrónico ni adjuntar archivos.
Reserve algo de tiempo para crear su plantilla reutilizable. Es un poco de trabajo extra por adelantado, pero te lo agradecerás cada vez que necesites “preparar algo”, y te llevará la mitad de tiempo que antes.
Selecciona una plantilla en blanco. Sabemos que esto da miedo, pero no te preocupes si no te gusta el diseño. Vamos a mostrarte cómo construir una plantilla reutilizable que presente bien la información y atraiga a los lectores hacia tu llamada a la acción
Lo primero que debes hacer es etiquetar esta plantilla como “Plantilla reutilizable”. No está diseñada para contener contenido, sino que está pensada para ser utilizada como el envoltorio de su próximo correo electrónico.
Ahora que ha añadido su logotipo, construya el diseño de su plantilla. No tiene que rellenarla con contenido o imágenes reales si no tiene tiempo; más bien prepare los elementos de su plantilla antes de introducir el contenido más adelante.
Es conveniente que añadas los colores exactos de la empresa que utiliza tu marca. Puedes hacerlo utilizando una herramienta gratuita de selección de colores llamada Color Cop. Una vez que determine el código hexadecimal de 6 dígitos seguido del signo “#”, aplíquelo a su plantilla como se muestra en este ejemplo: