En Microsoft Word, las plantillas son documentos prediseñados que usted u otra persona (como Microsoft) crea para utilizarlos como patrón para un proyecto. La plantilla puede ser para una tarjeta de visita, un folleto, un currículum vitae, una presentación… la lista continúa. Independientemente del propósito, las plantillas proporcionan la consistencia de diseño que cualquier organización (o individuo) necesita para tener un aspecto profesional. (También puedes encontrar plantillas para Excel, PowerPoint y otras aplicaciones, pero en este artículo nos centraremos en Microsoft Word).
La plantilla contiene una disposición, un estilo y un diseño específicos y, a veces, campos y texto que son comunes a todos los usos de esa plantilla. Algunas plantillas son tan completas (como las tarjetas de visita) que sólo hay que cambiar el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de la persona. Otras, como los informes de empresa o los folletos, pueden requerir que se cambie todo excepto la maquetación y el diseño.
Una vez creada una plantilla, puedes utilizarla una y otra vez. Recuerda que mientras abres una plantilla para iniciar un proyecto, guardas el proyecto como otro tipo de archivo, como el formato básico .docx de Word, para editarlo, compartirlo, imprimirlo, etc. El archivo de la plantilla sigue siendo el mismo, a menos o hasta que quieras cambiarlo (más sobre esto más adelante).
Puede hacer que estas partes no restringidas estén disponibles para cualquier persona que abra el documento, o puede conceder permiso a individuos específicos para que sólo ellos puedan cambiar las partes no restringidas del documento.
Si no tiene permiso para editar ninguna parte del documento, Word restringe la edición y muestra el mensaje “Word ha terminado de buscar en el documento” cuando hace clic en los botones del panel de tareas de Restringir la edición.
Si no tiene permiso para editar ninguna parte del documento, Word restringe la edición y muestra el mensaje “Word ha terminado de buscar el documento” cuando hace clic en los botones del panel de tareas Restringir formato y edición.
Tener permiso para realizar cambios en el documento no es lo mismo que tener permiso para eliminar la protección del documento. Incluso en un documento en el que todo el mundo tiene permiso para realizar cambios en el contenido, sólo las personas que son propietarios autentificados o que escriben la contraseña correcta tienen permiso para eliminar la protección.
Si se ha concedido permiso para que sólo determinadas personas puedan realizar cambios en partes del documento, sólo esas personas pueden pasar a las partes que pueden cambiar. Para todos los demás, Office Word 2007 restringe la edición y muestra el mensaje “Word ha terminado de buscar en el documento” cuando hacen clic en los botones del panel de tareas Restringir formato y edición.
Estas plantillas ayudan a los administradores a personalizar el proceso de modificación de cuentas de usuario de Active Directory según sus necesidades organizativas. Con las funciones “Vista de diseño” y “Reglas de modificación” de estas plantillas, los administradores pueden especificar los campos que deben ser:
En la página de creación de plantillas de modificación de usuarios, introduzca el nombre, la descripción y también el dominio en el que se utilizará la nueva plantilla. En la vista de diseño, seleccione los campos que deben mostrarse. Utilizando las Reglas de Modificación, especifique los campos que deben ser actualizados automáticamente y sus valores correspondientes. Guarde la plantilla.
Estas reglas ayudan a los administradores a especificar los campos que deben actualizarse automáticamente cada vez que se modifica una cuenta de usuario. Estas reglas pueden ser creadas según las políticas/requisitos de la organización para actualizar automáticamente los campos requeridos. Las reglas de modificación no serán visibles para los técnicos mientras modifican las cuentas de usuario y realizan sus acciones en segundo plano.
En la ‘Vista de Diseño’, el panel del extremo izquierdo tiene todas las pestañas por defecto y todos sus campos correspondientes. Este panel se denomina “Bandeja de campos”. Los campos pueden ser arrastrados y soltados a las pestañas requeridas en la plantilla o los campos no deseados pueden ser movidos a la bandeja de campos desde la plantilla.
Puede modificar el contenido de una plantilla, por ejemplo añadiendo un objeto a la plantilla, o puede simplemente cambiar el formato de la plantilla, por ejemplo limitando los valores que se muestran para una métrica a sólo aquellos valores superiores a 1.000.000 de dólares.
Consulte la sección correspondiente más adelante en función del tipo de modificación que desee realizar. Para determinar si su modificación es un cambio de contenido o un cambio de formato, puede explorar los enlaces a las tareas para la modificación de contenido y la modificación de formato en cada sección a continuación para determinar dónde encaja su modificación.
En general, los cambios en una plantilla pueden afectar a cualquier informe que utilice la plantilla como acceso directo. Los cambios realizados en una plantilla de acceso directo en un informe se propagan a todos los demás informes que contienen un acceso directo a la misma plantilla. Si se crea una copia local de la plantilla, los cambios realizados en ella no afectan a otros informes.
Sin embargo, los efectos de la alteración de una plantilla pueden ser más complejos. Por ejemplo, si se elimina una métrica de una plantilla, el cambio puede afectar a todos, a algunos o a ninguno de los informes dependientes. Los informes pueden verse afectados negativamente si, por ejemplo, la métrica se elimina de la plantilla, pero permanece en la plantilla de vista del informe dependiente. Todo depende de cómo se incluya la métrica en la definición de la vista de los informes. El Validador de Dependencias de Plantillas le permite realizar un rápido análisis del impacto antes de guardar cualquier cambio en una plantilla.